Metadaten-gestützte, schnelle und bequeme Suche

Dies bedeutet, dass Suchanfragen werden nach Kombinationen von „Dokumenttyp“, „Eigenschaften“ und „Inhalt“ erfolgt. Solche Suchanfragen werden erstellt und gespeichert, damit sie immer wieder verwendet werden können. Diese “Gespeicherten Suchvorgänge” werden als “Dynamische Ansichten” bezeichnet.

Ein wichtiges “Metadaten” -Element ist das Dokument “Klasse” oder “Typ”. Dokumenttypen sind benutzerdefinierbar, um das Geschäftsmodell der Benutzer genau zu vergleichen. Daher werden Dokumente als “Bericht” oder “Rechnung” oder “Erinnerung” eingestuft und andere Eigenschaften sind solche Felder wie “Kundenname” oder “Fälligkeitsdatum” und so weiter. Und denken Sie daran, dass der gesamte Inhalt aller Dokumente auch indiziert ist!

M-Files speichert alle Inhalte in einer Datenbank, die entweder Microsoft SQL Server oder die mitgelieferte Firebird ist. So oder so ist der gesamte Index indiziert (auch PDF-Dokumente). Darüber hinaus wird der Inhalt zusammen mit seinen “Metadaten” gespeichert, was eine ausgefallene Art ist, “Eigenschaften” zu sagen.

M-Files ist in 17 Sprachen verfügbar und die Liste wächst weiter.

Das erstaunliche ist, dass die Metadaten (oder Eigenschaften) auch mehrsprachig aktiviert sind. Dies bedeutet, dass, während eine Person nach allen “Branchen-Typ” sortierte Dokumente suchen kann, kann ein anderer nach Dokumenten suchen, die nach “Wirtschaftszweig” sortiert sind. Die Umschaltung von einer Sprache zur anderen geht ganz schnell und passiert auf der Client-Ebene; 2 Benutzer im selben Raum können an 2 verschiedenen Sprachausgaben arbeiten.

Angenommen, Sie haben einen Vorschlag vom 1. Juni 2012, der mit dem Kunden ABC Corporation und dem Projekt namens Website Renewal verbunden ist. In einem herkömmlichen Dateisystem müssten Sie wählen, ob die Datei im Kunden-, Projekt- oder Projektordner gespeichert werden soll. In M-Files können Sie auf dieselbe Datei über mehrere dynamische Ansichten zugreifen, wie zB Dokumente von Kunden-ABC Corporation, Vorschläge bis Monat – Juni 2012 oder Dokumente von Projekten – Website Erneuerung.

M-Files ist grundsätzlich ein Metadatengesteuertes System, in dem Dokumente und andere Datenentitäten mit Metadaten anstelle von traditionellen Ordnern klassifiziert werden. Die Navigation in M-Files basiert auf Dynamikansichten, die auf Metadaten basieren. Objektberechtigungen in M-Files können auf Metadaten so basieren, dass beispielsweise die Dokumentenklasse und das kundenbezogene Dokument zusammen die Sichtbarkeit der Datei definieren. Workflows sind auch stark Metadatengetrieben.

Administratoren können die Metadatenstruktur mithilfe einer zentralen Konsole mit einer einfachen grafischen Benutzeroberfläche problemlos verwalten, es ist keine Programmierung oder Scripting erforderlich. Mit der Systemadministrator-Konsole ist es einfach, neue Objekttypen, Klassen, Eigenschaftsdefinitionen, Workflows und vieles mehr zu definieren. Alle gängigen Datentypen werden unterstützt, wie zB Text, Zahlen, Boolean, Datum, Uhrzeit, Listen und vieles mehr.

M-Files Metadateneigenschaften können auch basierend auf den anderen Eigenschaften gefiltert und getrieben werden: Beispielsweise kann nach der Auswahl eines Landes die Liste der Städte automatisch gefiltert werden, und sobald eine Stadt ausgewählt ist, kann die Liste der Postleitzahlen automatisch gefiltert werden.

Darüber hinaus können Metadateneigenschaften automatische Werte haben, von der einfachen Auto-Nummerierung bis hin zu verketteten automatischen Werten. Zum Beispiel können Dokumentennamenkonventionen durch die automatische Benennung bestimmter Dokumenttypen mit einer Kombination aus Typ, Datum und generierten Nummern erzwungen werden. Automatische Validierungsregeln werden ebenfalls unterstützt (z. B. muss die Projektnummer 4 Ziffern enthalten).

Es ist auch möglich, M-Files-Metadateneigenschaften mit Werten direkt aus Ihrem CRM- oder ERP-System zu füllen. Beispielsweise kann eine Kundenmetadateneigenschaft als Popup-Liste definiert werden, die aus Ihrem CRM gefüllt ist. Wenn ein neuer Kunde im CRM hinzugefügt wird, wird die Liste in M-Files automatisch aktualisiert.