Recherche par métadonnées, rapide et pratique

Cela signifie que les recherches sont effectuées selon des combinaisons de «type de document», «propriétés» et «contenu». De telles recherches sont créées et sauvegardées pour pouvoir être utilisées encore et encore. Ces «recherches sauvegardées» sont appelées «vues dynamiques».

Un élément important de «métadonnées» est le document «classe» ou «type». Les types de documents peuvent être définis par l’utilisateur pour correspondre au modèle commercial de l’utilisateur. Par conséquent, les documents sont classés en tant que «Rapport», «Facture» ou «Rappel» et les autres propriétés sont des champs tels que «Nom du client» ou «Date d’échéance», etc. Et rappelez-vous que le contenu complet de tous les documents est également indexé!

M-Files enregistre tout le contenu d’une base de données, qu’il s’agisse de Microsoft SQL Server ou de Firebird inclus. Dans les deux cas, tout le contenu est indexé (même les documents PDF). De plus, le contenu est stocké avec ses «métadonnées», ce qui est une manière élégante de dire «propriétés».

M-Files est disponible en 17 langues et la liste ne cesse de s’allonger.

Ce qui est vraiment étonnant, c’est que les métadonnées (ou propriétés) sont également compatibles avec plusieurs langues. Cela signifie qu’une personne peut rechercher tous les documents triés par «Type de secteur», une autre peut rechercher des documents triés par «Wirtschaftszweig». Passer d’une langue à une autre est une chose d’une minute et se produit au niveau du client; Deux utilisateurs dans la même pièce peuvent travailler sur deux éditions en différentes langues.

Supposons que votre proposition datée du 1er juin 2012 concerne le client ABC Corporation et le projet nommé Renouvellement du site Web. Dans un système de fichiers traditionnel, vous devez choisir de stocker le fichier dans le dossier client, projet ou propositions. Dans M-Files, vous pouvez accéder au même fichier via plusieurs vues dynamiques, telles que Documents par client – Société ABC, Propositions par mois – juin 2012 ou Documents par projets – Renouvellement de site Web.

M-Files est fondamentalement un système basé sur les métadonnées dans lequel les documents et autres entités de données sont classés avec des métadonnées au lieu de dossiers classiques. La navigation dans M-Files est basée sur des vues dynamiques basées sur des métadonnées. Les autorisations d’objet dans M-Files peuvent être basées sur des métadonnées de telle manière que, par exemple, la classe de document et le client auquel le document est lié définissent ensemble la visibilité du fichier. Les workflows sont également fortement axés sur les métadonnées.

Les administrateurs peuvent facilement gérer la structure des métadonnées à l’aide d’une console centralisée dotée d’une interface utilisateur graphique simple. Aucune programmation ni script n’est nécessaire. Avec la console d’administrateur système, il est facile de définir de nouveaux types d’objets, classes, définitions de propriétés, workflows, etc. Tous les types de données courants sont pris en charge, tels que le texte, les nombres, les booléens, les dates, les heures, les listes, etc.

Les propriétés de métadonnées M-Files peuvent également être filtrées et gérées en fonction des autres propriétés: par exemple, après avoir sélectionné un pays, la liste des villes peut être filtrée automatiquement, et une fois qu’une ville est sélectionnée, la liste des codes postaux peut être automatiquement filtrée. .

De plus, les propriétés de métadonnées peuvent avoir des valeurs automatiques, allant de la numérotation automatique simple aux valeurs automatiques concaténées. Par exemple, les conventions de dénomination des documents peuvent être appliquées en nommant automatiquement certains types de documents avec une combinaison de type, de date et de nombres générés. Les règles de validation automatique sont également prises en charge (par exemple, le numéro de projet doit contenir 4 chiffres).

Il est également possible de renseigner les propriétés de métadonnées M-Files directement à partir de votre système CRM ou ERP. Par exemple, une propriété de métadonnées client peut être définie sous la forme d’une liste déroulante renseignée à partir de votre CRM. Lorsqu’un nouveau client est ajouté dans le CRM, la liste de M-Files est automatiquement mise à jour.