BayMDM pour les comptes fournisseurs

BayMDM for Accounts Payables est le résultat de la fusion de deux technologies puissantes; le bus d’entreprise BayMDM et le gestionnaire de données principales de Baystream et le système de gestion de documents M-Files de M-Files Inc. systèmes, notamment Microsoft Great Plains, AX2012, Dynamics 365 Financials (Navision) et Dynamics 365 for Operations (AX7). Créé pour l’entreprise, raffiné pour la petite entreprise, adapté aux principaux modes de fonctionnement d’ERP:

  • génération de facture
  • Correspondance de commande d’achat (correspondance bidirectionnelle)
  • Correspondance des recettes (correspondance 3 voies)
  • Génération automatique de bons de commande
  • Suivi des paiements

Les fonctionnalités de base des systèmes ERP ne s’étendent pas aux flux de comptes fournisseurs, y compris le stockage et l’archivage des images de documents, la saisie des données de facturation ou la fourniture de systèmes de flux de travail flexibles et configurables. BayMDM for Accounts Payables fournit de telles caractéristiques et bien plus encore.

BayMDM for Accounts Payables combine la puissance du système ERP avec la flexibilité du système de gestion de documents M-Files en une solution unique pour sa puissance, sa polyvalence et sa facilité d’utilisation; capable de gérer automatiquement des milliers de factures par jour ou de fonctionner de la même manière dans un bureau traitant 100 factures par mois!

Caractéristiques et avantages
Adaptable
Les méthodes de traitement des factures et les flux de travail peuvent être sélectionnés automatiquement en fonction de paramètres tels que Classe fournisseur, Adresse d’expédition ou Adresse d’expéditeur ou Total de la facture. Toutes les automatisations peuvent être remplacées de manière sélective pour un traitement manuel.
Personnalisable
Workflows configurables, capables d’utiliser chaque valeur extraite de l’ERP ainsi que les données de facture capturées, y compris les classes de fournisseurs, les groupes de sécurité, les adresses et les totaux de facture
Conforme
Every step taken in processing an Invoice or Payment is automatically logged. Every document is kept including its version history. Transaction records are secured and cannot be deleted. Document archival can be certified to be FDA 21 CFR Part 11 compliant.
Easy to Use – Easy to Learn
Les documents de facturation, commandes d’achat, réceptions, approbations et paiements sont automatiquement archivés dans M-Files. Ces documents sont liés entre eux et peuvent être récupérés à partir de M-Files ou de l’interface utilisateur de l’ERP.
Opération par lots ou en temps réel
BayMDM for AP a été conçu pour les situations de volume de facture élevé, avec la possibilité de fonctionner en mode batch. Par conséquent, Capture, Codage, Gestion des exceptions, Traitement, Enregistrement dans ERP sont toutes des opérations pouvant être gérées par des groupes d’utilisateurs dédiés. Les paramètres configurables par l’utilisateur définissent les intervalles de traitement par lots pour les étapes de traitement OCR, Codage et ERP. Alternativement, chaque facture peut être traitée individuellement et en temps réel.
Distribué
Multi-sites et multi-entreprises activés, le traitement de chaque étape du traitement de la facture étant contrôlé par des flux de travail pouvant être définis pour le traitement dans un environnement distribué.
Puissant
Création automatique de distributions lors de la génération du bon, en fonction de la classe de fournisseur, de l’unité commerciale, de l’expéditeur et / ou de l’adresse d’expédition.
Évolutif
MDM-AP / GP peut être déployé sur un seul serveur, mais dans une configuration d’entreprise, SQL Server, M-Files, le moteur OCR et même le système ERP sont déployés sur des serveurs en cluster, offrant ainsi une évolutivité pratiquement illimitée et une absence de temps mort. .
Garantir
BayMDM for AP a été conçu dans un souci de sécurité au niveau de l’entreprise. Il peut être configuré pour fonctionner complètement derrière les pare-feu d’une entreprise, avec toutes les applications, y compris les systèmes ERP, M-Files et OCR, fonctionnant sous Windows APPS. Des systèmes tels que l’authentification multifactorielle, les approbations dépendantes des seuils et les approbations doubles ou multiples sont tous facilement configurables. Le chiffrement de toutes les données au repos est possible. Le cryptage de toutes les données en déplacement est standard. La traçabilité complète de chaque opération effectuée sur un document, y compris les opérations de lecture, est standard.
Tableau de bord prêt
Toute la puissance de SQL Server Reporting Services peut être utilisée à un coût nul. Microsoft BI est inclus. En tant que tels, les rapports et tableaux de bord peuvent être créés et enregistrés dans M-Files ou publiés sur des sites Web privés ou externes. Vous pouvez également afficher les rapports dans SharePoint.
Pratique
Capable de sauvegarder dans M-Files l’historique des factures, commandes d’achat, approbations, reçus et paiements passés en les téléchargeant automatiquement à partir du système ERP au démarrage
Pratique et tolérant aux erreurs
Les noms de fournisseurs, les adresses et les autres éléments sont référencés par rapport aux alias. Ce n’est qu’un exemple de la façon dont BayMDM for AP a été conçu pour une utilisation quotidienne et pratique. La gestion des exceptions est gérée par des flux de travaux spécifiques et est acheminée vers du personnel spécialisé.
Add-ons optionnels
  • Interface DocuSign avec les flux de travaux d’approbation des bons de commande
  • Choix des méthodes de saisie des factures
  • Interface avec MS Dynamics 365 pour Sales ou Salesforce
Configuration requise
  • Windows Server 2012 R2+
  • M-Files DMS ou M-Files QMS 2015.2+
  • SQL Server 2012, 2014 ou 2016 (Standard Edition +)